Datenschutzerklärung für Bewerbungen

Bevor Du Deine Daten auf unserem Bewerbungsportal eingibst oder uns diese übermittelst, bitten wir Dich, die nachfolgende Datenschutzerklärung für Bewerbungen aufmerksam zu lesen. Dort erfährst Du, wie wir Deine personenbezogenen Daten, die Du uns im Rahmen Deiner Bewerbung zur Verfügung stellst, verarbeiten. Soweit dort nichts anders geregelt, gilt im Übrigen unsere allgemeine Datenschutzerklärung, die Du hier abrufen kannst. Mit dem Aktivieren der auf unserem Bewerberportal platzierten Checkbox(en) und dem Absenden Deiner Daten erklärst Du Dich ausdrücklich damit einverstanden, dass die Tourlane GmbH Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin (nachfolgend: „Tourlane“) die von Dir übermittelten Daten zur Durchführung des Recruiting- und Bewerbungsprozesses verarbeiten und nutzen darf. Wenn Du das Bewerbungsportal nicht nutzen möchtest, dann kannst Du uns Deine Bewerbung auch schriftlich oder per E-Mail an folgende Adresse übermitteln: Tourlane GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, E-Mail: hr@tourlane.de Für die Übermittlung per Post oder per E-Mail gilt ebenfalls diese Datenschutzerklärung für Bewerbungen.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher für die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten ist die Tourlane GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, AG Berlin-Charlottenburg, (HRB 170081B), Tel: +49 (0) 30 – 555 708 92, E-Mail: hr@tourlane.de.

2. Datenschutzbeauftragte

Den Datenschutzbeauftragten von Tourlane erreichst Du wie folgt: Tourlane GmbH, Abteilung Datenschutz, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, E-Mail: datenschutz@tourlane.de.

3. Von uns erhobene Daten im Bewerbungsportal

3.1 Bewerbungsdaten

Mit dem Bewerbungsportal bieten wir Dir eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit, Dich bei uns zu bewerben. Neben der manuellen Dateneingabe und dem Hochladen von Dokumenten besteht auch die Möglichkeit, Deine Daten aus Deinem XING- oder LinkedIn-Profil zu importieren. Die Angaben, die wir zwingend von Dir benötigen, sind im Bewerbungsformular mit einem Sternchen gekennzeichnet (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Anschreiben und Lebenslauf, einschließlich der Information). Wir empfehlen, die entsprechenden Dokumente in einem gängigen Dateiformat (z. B. PDF, TIF, JPG oder Microsoft Word)hochzuladen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, freiwillig weitere Angaben über das Formular zu übermitteln, beispielsweise Informationen zu Deiner persönlichen Zielsetzung oder Deinem beruflichen Werdegang.

Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung Deiner Daten. Ohne die Angabe der im Formular als Pflichtangaben gekennzeichneten Informationen werden wir Deine Bewerbung jedoch nicht bearbeiten können.

3.2 Automatisch erhobene technische Daten

Bei der Nutzung des Bewerbungsportals wird aus technischen Gründen automatisch Deine IP-Adresse gespeichert. Unmittelbar nach Beendigung des Zugriffs auf unsere Webseiten werden die Daten jedoch wieder gelöscht. Gespeichert werden im Übrigen lediglich Zugriffsdaten ohne Personenbezug, wie z.B. Name Deines Internet Service Providers, die zuvor besuchte Webseite, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Inhalt der Anforderung (konkrete Seite), jeweils übertragene Datenmenge, Webseite, von der die Anforderung kommt, Browser, etwaige Log-Files, wir bspw. Betriebssystem und dessen Oberfläche, Sprache und Version der Browsersoftware. Diese für uns anonymen Daten werden ausschließlich zur Verbesserung unseres Bewerbungsportals ausgewertet und erlauben keinerlei Rückschlüsse auf Deine Person. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Bei der Nutzung des Bewerberportals werden sogenannte „Session-Cookies“ verwendet, die nach Ende Deines Besuches wieder gelöscht werden. Die Cookies sollen Dir die Nutzung bestimmter Funktionen des Portals ermöglichen oder erleichtern. Cookies sind kleine Datenpakete, die bestimmte Informationen (z.B. die Uhrzeit der Serveranfrage, das verwendete Betriebssystem, die zuvor besuchte Webseite, die IP-Adresse etc.) enthalten und bei dem Besuch auf einer Internetseite auf dem Computer des Nutzers gespeichert werden. Wird der entsprechende Server von Dir erneut aufgerufen, sendet Dein Browser das zuvor abgelegte Cookie wieder zurück an den Server. Du hast die Möglichkeit, das Abspeichern von Cookies auf Deinem Rechner durch entsprechende Browsereinstellungen generell zu verhindern; auch kannst Du ein einmal gesetztes Cookie jederzeit wieder löschen. Wie dies funktioniert, entnimmst Du bitte den Hinweisen Deiner Browser- Anleitung sowie den Zusatzinformationen unserer Datenschutzerklärung. Wenn Dein Browser keine Cookies akzeptiert, ist es jedoch möglich, dass bestimmte Funktionen des Bewerberportals nicht genutzt werden können.

4. Von uns erhobene Daten bei der Bewerbung per Post oder E-Mail

Soweit Du Dich nicht über das Bewerbungsportal, sondern per Post oder E-Mail bei uns bewerben möchtest, solltest Du mindestens Deinen vollständigen Namen, Deine postalische oder elektronische Kontaktadresse, ein Anschreiben und Deinen Lebenslauf an uns übermitteln. Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung dieser Daten. Ohne die Angabe dieser Daten werden wir Deine Bewerbung jedoch nicht bearbeiten können.

5. Datenspeicherung für weitere Stellenangebote im Talent-Pool

Für den Fall, dass Du in die Speicherung und Verwendung Deiner Daten für unseren Talent-Pool eingewilligt hast, werden wir Deine Bewerbung sowie die übermittelten Unterlagen für einen Zeitraum von bis zu weiteren 12 Monaten speichern. Wir werden Deine Daten dann ggf. erneut verarbeiten, um die von Dir übermittelten Daten mit neuen Stellenangeboten abzugleichen und Dich bei passenden Vakanzen kontaktieren zu können. Diese so erklärte Einwilligung ist natürlich freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden. Hierfür schreib uns einfach eine E-Mail mit Deinem vollständigen Namen an hr@tourlane.de.

6. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

Die von Dir in Deiner Bewerbung übermittelten Daten verarbeiten wir ausschließlich zu dem Zweck, Deine Bewerbung zu bearbeiten. Rechtsgrundlage hierfür Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO und, soweit besondere Kategorien von personenbezogenen Daten (z.B. Angaben zu Deiner Gesundheit, Religion, ethnischen Herkunft, politischen Orientierung oder andere „sensible“ Daten) betroffen sind, Deine Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO. Willst Du eine Verarbeitung solcher besonderen Kategorien von Daten durch uns von vornherein ausschließen, empfehlen wir Dir, solche Angaben nicht zu übermitteln und aus Deinen Unterlagen zu entfernen oder unkenntlich zu machen. Deine Einwilligung kannst Du jederzeit ganz oder teilweise mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierfür genügt eine einfache E-Mail mit Deinem vollständigen Namen an hr@tourlane.com. Natürlich Kannst Du uns Deinen Widerruf auch postalisch übermitteln: Tourlane GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin. Bitte beachte hierzu, dass wir Deine Bewerbung dann nicht mehr oder nicht mehr in der eingereichten Form berücksichtigen können. Unser Ziel ist es, unseren Bewerbern einen möglichst entspannten Start bei Tourlane zu ermöglichen. Zu diesem Zweck unterstützen wir manche Bewerber bei der Vorbereitung des Arbeitsverhältnisses: So helfen wir gerne bei der Wohnungssuche oder bei erforderlichen behördlichen Verfahren, z.B. zur Erlangung eines Arbeitsvisums. Zur Vorbereitung des Berufseintritts und bei der Durchführung der hierfür erforderlichen Maßnahmen, können die uns im Bewerbungsverfahren übermittelten Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet werden. Ist Deine Bewerbung erfolgreich und wirst Du Teil unseres Tourlane-Teams, dann können die von Dir im Rahmen Bewerbung angegebenen Daten zudem für Personalangelegenheiten im Rahmen der Beschäftigung verwendet werden. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG (neu). Darüber hinaus erfolgt die Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen zu nachfolgenden Zwecken: Die bei Nutzung des Bewerbungsportals erhobenen technischen Daten sind zur Gewährleistung eines stabilen und sicheren Betriebes der Plattform erforderlich.

• Die bei Nutzung des Bewerbungsportals erhobenen technischen Daten sind zur Gewährleistung eines stabilen und sicheren Betriebes der Plattform erforderlich.

• In Zusammenhang mit dem Bewerbungsprozess können sich ggf. gegenseitige Rechtsansprüche ergeben (z.B. Ansprüche nach dem AGG, vorvertragliche Schadenersatzansprüche). Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist daher u.U. für die Geltendmachung oder Verteidigung solcher Ansprüche erforderlich.

7. Empfänger Deiner Daten

Deine Bewerbung (sei es online, per Post oder E-Mail) wird bei uns ausschließlich von den zuständigen Mitarbeitern des HR-Teams zur Kenntnis genommen und bearbeitet. Alle mit der Datenverarbeitung be-trauten Mitarbeiter sind verpflichtet, die Vertraulichkeit Deiner Daten zu wahren. Das Bewerbungsportal wird in unserem Auftrag von der Greenhouse Software Inc., 455 Broadway, New York NY, 10013 USA (nachfolgend: „Greenhouse“) sog. Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO bereitgestellt. Zu diesem Zweck werden Deine Daten auf Servern von Greenhouse in den USA gespeichert und verarbeitet. Greenhouse ist nach dem „Privacy Shield Framework“ zertifiziert und erfüllt somit die europäischen Standards für eine gesetzeskonforme Auftragsdatenverarbeitung. Zusätzlich haben wir uns vor der Beauftragung davon überzeugt, dass Greenhouse hinreichende Garantien für eine sichere und rechtskonforme Datenverarbeitung bietet. Deine Daten gelangen über ei-ne verschlüsselte Verbindung zunächst auf die Server von Greenhouse und werden dort kurzzeitig zwischengespeichert. Alle Daten werden auf Basis des SSL-Verfahrens verschlüsselt. Anschließend werden Deine Daten über eine verschlüsselte Verbindung auf unsere internen Server übertragen und endgültig von den Servern von Greenhouse gelöscht. Eine Weitergabe Deiner Daten an sonstige Dritte erfolgt nicht. Zur Durchführung des Bewerbungsprozesses nutzen wir die Software-Lösung von HireVue, einen Service der HireVue Inc., 10876 South River Front Pkwy #500, South Jordan, UT 84095 USA (nachfolgend: „HireVue“). Die so erhobenen Daten (Videoaufzeichnungen des Bewerbungsgesprächs, die gestellten Aufgaben sowie deren Ergebnisse, die eigens bereitgestellten Daten usw.) werden über die Server von HireVue in den USA verarbeitet und dort gespeichert. HireVue verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter i.S.d. Art. 28 DSGVO ausschließlich nach unseren Weisungen und nicht zu eigenen Zwecken. HireVue ist nach dem „Privacy Shield Framework“ zertifiziert und erfüllt somit die europäischen Standards für eine gesetzeskonforme Auftragsdatenverarbeitung. Zusätzlich haben wir uns vor der Beauftragung davon überzeugt, dass HireVue hinreichende Garantien für eine sichere und rechtskonforme Datenverarbeitung bietet. Deine Daten gelangen über eine verschlüsselte Verbindung zunächst auf die Server von HireVue und werden dort kurzzeitig zwischengespeichert. Alle Daten werden auf Basis des SSL-Verfahrens verschlüsselt. Anschließend werden Deine Da-ten über eine verschlüsselte Verbindung auf unsere internen Server übertragen und endgültig von den Servern von HireVue gelöscht. Eine Weitergabe Deiner Daten an sonstige Dritte erfolgt nicht. Sofern Du mit dieser Datenverarbeitung nicht einverstanden bist, lass uns dies bitte wissen. Im Übrigen werden wir Deine personenbezogenen Daten nur dann an Dritte offenbaren oder offenlegen, wenn und soweit dies erforderlich und rechtlich zulässig ist oder eine entsprechende rechtliche oder gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht, bspw. dann, wenn wir durch ein Gericht hierzu verpflichtet werden.

8. Dauer der Datenspeicherung

Die Verarbeitung Deiner im Wege der Bewerbung übermittelten personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich für die Dauer des Bewerbungsprozesses. Sollten wir Dir keine Beschäftigung anbieten können, werden wir die von Dir übermittelten Daten bis zu sechs Monate nach Ende des Bewerbungsverfahrens (Versand der Absage) speichern, um Fragen im Zusammenhang mit Deiner Ablehnung zu beantworten und um den Nachweispflichten aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) nachkommen zu können. Wenn Du uns hierzu Deine Einwilligung erteilt hast und Deine Bewerbung von grundsätzlichem Interesse ist, speichern wir Deine Daten bis zu 12 Monate, um Sie bei neuen Stellenangeboten ggf. zu kontaktieren. Du hast jederzeit die Möglichkeit, Deine Bewerbung zurückzuziehen. Deine Daten werden in diesem Fall umgehend gelöscht. Wir behalten uns jedoch auch in diesem Fall vor, bestimmte Daten für einen Zeitraum von bis zu sechs Monaten weiter zu speichern, um gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere den oben genannten Nachweispflichten nach dem AGG nachkommen zu können. Ist Deine Bewerbung erfolgreich, können die von Dir angegebenen Daten für Personalangelegenheiten im Rahmen Deiner Beschäftigung weiterverwendet werden. In diesem Fall werden Deine Daten für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert und nach dessen Beendigung spätestens nach Ablauf der für das Arbeitsverhältnis geltenden gesetzlichen Verjährungs- oder arbeitsvertraglichen Ausschlussfristen gelöscht.

9. Widerrufs-, Auskunfts- und sonstige Rechte

Du hast das Recht, gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten zu Deiner Person zu erhalten. Insbesondere kannst Du Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Arten der Daten, die Kategorien von Empfängern, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Deiner Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer au-tomatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen. Ferner hast Du gemäß Art. 16 DSGVO ein Recht auf Berichtigung unrichtiger und ggf. auf Vervollständigung unvollständiger Daten. Auch steht Dir gemäß Art. 17 DSGVO ein Recht auf Löschung Deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu, wenn einer der Löschungsgründe des Art. 17 DSGVO gegeben ist (wenn die Daten für die Zwecke, für die sie verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, wenn Du Deine Einwilligung widerrufen hast und keine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht, wenn Du zulässigerweise Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO eingelegt hast, wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder wenn die Löschung zur Erfüllung einer uns obliegenden rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist), es sei denn die Verarbeitung ist zur Ausübung unseres Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich. Ferner hast Du gemäß Art. 18 DSGVO das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Deiner Daten, soweit die Richtigkeit der Daten von Dir bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Du aber deren Löschung ablehnst und wir die Daten nicht mehr benötigen, Du jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigst oder Du gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hast. Zudem hast Du gemäß Art. 20 DGSVO das Recht, Deine personenbezogenen Daten, die Du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen. Ferner kannst Du der Datenverarbeitung – sofern diese auf Basis der Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 lit. f) DSGVO erfolgt – gemäß Art. 21 DSGVO widersprechen, soweit dafür Gründe vor-liegen, die sich aus Deiner besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall hast Du ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation zulässig ist. Zudem kannst Du gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Deine einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Bitte richte Deine Auskunfts- und sonstigen Anfragen sowie Deinen Widerspruch oder Widerruf unter Angabe Deines vollständigen Namens an Tourlane GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, AG Berlin-Charlottenburg, (HRB 170081B), Tel: +49 (0) 30 – 555 708 92,hr@tourlane.de oder datenschutz@tourlane.de

Du hast außerdem noch das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen, wenn Du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten gegen gesetzliche Datenschutzvorschriften verstößt. Dies kann zum Beispiel bei der für den Verantwortlichen zu-ständigen Aufsichtsbehörde in Berlin erfolgen.